PROCESSI: PRODUTTIVITA’ SOPRATTUTTO

L’efficacia di una soluzione informatica si misura in termini di risposta, completezza e compiutezza dei dati, usabilità , immediatezza, velocità , automazione.

Sappiamo bene però che tutto ciò può non essere sufficiente se non ‘sposato’ con il modello organizzativo dell’azienda e le esigenze dei singoli utilizzatori che devono trovare adeguate risposte sia sul versante della produttività  sia nell’altrettanto importante versante della qualità  di lavoro.

Credit Board nasce con una missione precisa: coordinare tutti i processi di lavoro legati alla gestione del credito automatizzando in toto le attività  di costruzione e distribuzione

delle informazioni. Ogni utilizzatore deve semplicemente integrare il processo con il proprio indissolubile valore aggiunto: valutazione, decisione, azione.

Ecco una descrizione sintetica delle principali funzionalità  della soluzione.

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INTEGRAZIONE DATI

La linfa vitale di Credit Board è data dall’acquisizione dei movimenti contabili e dell’anagrafica clienti che vengono prelevati dal sistema gestionale dell’azienda. Operazione che può essere facilmente schedulata in modo che gli aggiornamenti siano resi disponibili all’utenza secondo le modalità operative definite dal credit manager. La procedura è automatica e completamente trasparente per l’utenza.

Durante la fase di acquisizione Credit Board provvede ad aggiornare tutte le posizioni dei clienti e tutti gli indici di valutazione necessari per le successive analisi di dettaglio e di raggruppamento (es. gruppo di aziende, area, divisione, collector).

In questa fase, per aggiornare le posizioni dei clienti, è possibile acquisire parallelamente anche file di dati contenenti informazioni commerciali.

Gli indici di rating vengono calcolati automaticamente dal sistema in funzione della configurazione a ‘sette variabili’ definita dal credit manager ed ai pesi indicati per ogni singola azione di recupero.

Sono disponibili connettori standard per SAP, Oracle Business Suite, JD Edward.


ANALISI PORTAFOGLIO

Ad ogni nuovo accesso Credit Board presenta ad ogni profilo un resoconto dettagliato sulle attività  da condurre a termine nella giornata. Un pannello di controllo che distingue le attività  di prevenzione, di sollecito e recupero, di approvazione (qualora previste dal ruolo).

Viene quindi indicato un percorso operativo di analisi delle posizioni attraverso delle viste che riclassificano le posizioni secondo vari livelli di aggregazione e prospettive di valutazione. Rischiosità , rating, ageing, affidamento, esposizione, ritardo, contenzioso, fine flusso, creditori: questi sono solo alcuni dei punti di partenza per l’analisi delle posizioni. Successivamente, attraverso semplici funzionalità  di ordinamento, è possibile costruire vere e proprie classifiche dinamiche individuando facilmente i fenomeni in atto ed anche le criticità  meno evidenti.


ANALISI ANDAMENTALE

Ma Credit Board lavora anche sull’incrocio degli indici puntuali con la storia di ogni cliente. Tramite un processo che ‘fotografa’ mensilmente ogni singola posizione, il sistema è in grado di rappresentare anche graficamente l’andamento di differenti variabili. Visualizzazioni della composizione dell’esposizione, DSO, rating, ageing, ritardi, giorni di pagamento, fido assegnato, possono essere velocemente prodotte in base a vari criteri di selezione e aggregazione.

L’analisi storica è basata su un sistema ‘rolling 24’, con calcolo del DSO fino ad un ‘rolling 48’.


AFFIDAMENTO

Credit Board è in grado di tracciare la storia di un cliente sin dalla sua prima comparsa come aspirante tale, in un periodo quindi antecedente il suo approdo nel sistema gestionale. Nella fase di apertura della posizione è possibile registrare eventuali informazioni reperite tramite un rapporto commerciale e definire un primo ciclo di approvazione del livello di affidamento.

Nel corso del tempo Credit Board consente di monitorare costantemente il livello di fido suggerendo eventuali interventi di variazione qualora necessari. Nel caso, ogni risorsa autorizzata a tale scopo può dare il via al workflow di revisione del limite di fido, inserendo le ragioni della variazione e i nuovi indicatori reperiti attraverso la richiesta di un rapporto commerciale aggiornato.

Al termine del ciclo di approvazione Credit Board può trasferire al sistema gestionale dell’aziendail dato relativo al livello di fido aggiornato.


SOLLECITO E RECUPERO

Grazie alle logiche di processo definite dal credit manager in fase di configurazione ma che possono essere ‘aggiustate’ dal medesimo in qualsiasi momento, ogni operazione di sollecito e di recupero, prevede solo pochi ‘clic’. E’ possibile ad esempio determinare uno o più solleciti automatici per una determinata fascia di clientela associando un testo specifico. Per un’altra invece una gestione che preveda una conferma del collector.

In questo senso nelle viste della sezione ‘Da fare’ ogni collector visualizza solo le posizioni dei clienti che devono essere processate secondo l’iter definito. Selezionando alcune o tutte le posizioni il sistema provvede a generare e personalizzare i documenti scritti inoltrando successivamente gli stessi secondo il tipo di media definito nelle modalità  di contatto con il cliente. Mail, fax, posta gestita ‘in casa’ oppure data in service esternamente, Credit Board è in grado di automatizzare totalmente il processo di delivery registrando tutti i dettagli di spedizione e di ricezione del documento.

Anche nel caso di comunicazioni estemporanee, come ad esempio il reinvio di un sollecito o di un estratto conto in MS Excel, Credit Board produce, traccia e registra ogni cosa.

Parte integrante del modulo di recupero è la gestione dei piani di rientro. Attività  che prevede un processo di autorizzazione interna a due livelli.

Il sollecito telefonico al pari di quello documentale viene guidato completamente dal sistema. Due possono essere i tipi di attività  suggeriti dal sistema: un reminder automatico legato alla fase di sollecito oppure una nota di follow up registrata in precedenza dall’operatore. Nulla può sfuggire, neanche la storia completa di tutti contatti avuti con il cliente relativi a esiti e persone coinvolte.

Credit Board prevede inoltre la possibilità  che parte della gestione di recupero sia affidata esternamente all’azienda per gestire ad esempio azioni estemporanee di sollecito massivo oppure per contro singoli eventi relativi a credito ‘incagliato’.


CONTESTAZIONI

A seconda del settore merceologico di appartenenza l’influenza delle contestazioni sulle forniture può essere più o meno incidente.

Credit Board affronta con estrema attenzione anche questo aspetto consentendo di registrare tutti i dettagli relativi a tipo di reclamo e stato di ‘sospensione’ di ogni singola partita. Non solo, informando tempestivamente il personale preposto alla gestione della contestazione in modo tale che i tempi di verifica e di chiusura della pratica siano i più brevi possibili.

Va da se che il valore della merce contestata venga opportunamente evidenzato e gestito all’interno dell’iter di recupero del credito.


CONTENZIOSO LEGALE

Abbandonata la fase di sollecito e stragiudiziale Credit Board provvede, ovviamente su specifico input del credit manager, a ‘girare elettronicamente’ al legale definito tutte le informazioni in suo possesso relative ad una determinata posizione.

Resoconto completo della corrispondenza cartacea, telefonica, evidenze di mancato pagamento, rilevazione di contestazioni, sospensioni, blocchi occorsi; ogni dettaglio viene trasmesso in modo tale che l’attività  del professionista esterno possa essere agevolata e non esistano fraintendimenti di sorta.

A valle dell’attivazione di questo iter Credit Board, attraverso un modulo aggiuntivo, è in grado di consentire la registrazione di tutta la documentazione, gli eventi, gli oneri derivanti dall’azione legale, dando evidenza anche della convenienza o meno della sua prosecuzione.

In una visione estensiva è possibile che questi dati possano essere inseriti direttamente dallo studio legale esterno qualora abilitato a tale attività .


INFORMAZIONE ESTESA

L’aumento di sensibilità  aziendale alla gestione del credito può essere veicolato anche attraverso un corretto sistema di distribuzione delle informazioni.

Non è pensabile infatti che l’accesso al sistema venga effettuato quotidianamente da tutti gli attori coinvolti. In questo senso Credit Board produce dei prospetti di riepilogo personalizzati che vengono inviati periodicamente ad alcuni utente. E’ il caso ad esempio dei componenti della forza vendita che possono così conoscere lo stato del credito dei propri clienti o di quelli dei sottoposti.

In aggiunta, se richiesto, Credit Board è in grado di inviare alla forza vendita resoconti quotidiani sulle azioni ‘formali’ intraprese dall’ufficio crediti.

Il sistema di comunicazione viene altresì impiegato per velocizzare i tempi di evasione delle pratiche laddove esistano processi di validazione. Attraverso notifiche via mail ogni approvatore viene tempestivamente informato della richiesta inoltrata da un proprio sottoposto. E’ il caso ad esempio dei cicli di validazione/revisione fido piuttosti che dei piani di rientro.

Qualora necessario Credit Board, attraverso un modulo opzionale. può consentire l’accesso alle informazioni da smartphone.